SMARTE ENTSCHEIDUNGEN: WENN VERWALTUNG AUF DATEN SETZT

Geht es um die Digitalisierung der Verwaltung, so belegt Deutschland im europäischen Vergleich nach wie vor einen der hinteren Plätze. Während sich die Politik in Deutschland noch immer mit theoretischen Ansätzen im Kreis dreht, statt sich endlich ernsthaft auch in der Praxis mit den Vorteilen technischer Innovation auseinanderzusetzen, startete die digitale Revolution in Ländern wie Estland oder Dänemark bereits vor Jahrzehnten. In Estland können Bürger bereits seit 2014 mit einer einzigen Plastikkarte ihren gesamten Alltag organisieren: Die Bürgerkarte ist Führerschein, Bibliotheksausweis, Steuernummer und Gesundheitskarte in einem. Für die Anmeldung eines Kraftfahrzeugs, die Ummeldung des Wohnsitzes oder die Beantragung eines neuen Reisepasses müssen hier schon lange keine mühsamen Behördengänge mehr unternommen werden. Stattdessen erfolgt das Ganze bequem von Zuhause aus – digital eben. Auch die Bundesregierung Deutschland hat mittlerweile erkannt, dass sich der digitale Wandel bereits in vollem Gange befindet und im November 2018 die Umsetzungsstrategie „Digitalisierung gestalten“ verabschiedet. Dazu gehört auch die erfolgreiche Ausgestaltung der digitalen Transformation in der Verwaltung. Deutschland hat sich gesetzlich verpflichtet, dass Bürger und Unternehmen bis spätestens 2022 ihre Anträge, Nachweise und Berichtspflichten an Bund, Länder und Kommunen online abwickeln können. Rund 1.000 einzelne Verwaltungsleistungen werden in diesem Zuge digitalisiert. Endlich. Denn E-Government spart vor allem eins: Zeit. Und die ist bekanntlich wertvoll. Doch nicht nur Bürger profitieren von der zunehmenden Digitalisierung der Verwaltung, sondern auch die Verwaltung selbst. Sie kann durch neue technologische Hilfsmittel und Tools enorm entlastet werden und sich stattdessen auf die wesentlichen Dinge konzentrieren: nämlich wichtige Entscheidungen für die Stadt von morgen und übermorgen treffen.

Aufgrund der Relevanz des Themas hat sich in der globalen Start-up-Szene zunehmend auch eine GovTech-Szene entwickelt. GovTechs (Government Technology) entwickeln technologische Dienstleistungen und Instrumente, die für die Verwaltungsebene die digitale Transformation vereinfachen. Dank einer Vielzahl solcher Angebote können sich Städte ihren Bürgern gegenüber zukünftig serviceorientierter präsentieren und treffen gleichzeitig den Zahn der Zeit – geht doch heute kaum noch etwas ohne den Griff zum Smartphone. Die Digitalisierung verwaltungsbezogener Dienstleistungen ist jedoch nur die eine Seite der Medaille. Die andere Seite – und die klingt zunächst weitaus komplexer – ist eine Digitalisierung des inneren Verwaltungsapparates, die der Führungsebene dabei hilft, zukunftsrelevante Entscheidungen im Hinblick auf die Stadtentwicklung zu treffen. Genau diese komplexe Seite des „digitalen Rathauses“ hat sich das Berliner Start-up Polyteia zur Aufgabe gemacht.

Teure manuelle Datenaufbereitung

Die durchschnittliche deutsche Mittelstadt investiert jährlich einen rund dreistelligen Millionenbetrag in verschiedene Dienstleistungen aus den Bereichen Verkehr, Bildung, öffentliche Grünanlagen oder Gesundheit. Allerdings werden die auf diesem Wege gesammelten Daten bisher nicht genutzt, um fundierte Entscheidungen für die Zukunft einer Stadt zu treffen. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass die Daten über viele unterschiedliche Systeme eingeholt werden und zum Teil nur in Excel-Tabellen oder auf Papier vorliegen. Das hier enthaltene Potenzial bleibt ungenutzt. Alleine für das manuelle Aggregieren und Aufbereiten dieser Daten investieren Städte jährlich rund 100.000 Euro.

Eine intelligente Steuerungsplattform

Wie der Prozess vereinfacht wird, zeigt das junge Unternehmen Polyteia. Das Berliner Start-up wurde Anfang 2018 von Faruk Tuncer, Taisa Antonova und Lukas Rambold gegründet und möchte Städten dabei helfen, für ihre Entscheidungen zukünftig auf Daten statt auf Bauchgefühl zu setzen. Tuncer kommt aus dem Bereich der Public Policy und hat selbst einige Zeit für die Bundespolitik im Bereich Kommunalpolitik gearbeitet. Antonova hingegen verfügt über jahrelange Erfahrung mit digitalen Produkten. Rambol ist der Experte für IT. Ihre unterschiedlichen Kompetenzen bündeln die drei gemeinsam mit ihren Mitarbeitern nun bereits seit eineinhalb Jahren sehr erfolgreich. Dank Polyteia kann eine Verwaltung ihre eigenen Prozesse besser verstehen, denn die Plattform zeigt ihr, an welcher Stelle Ineffizienzen herrschen und wo vorausschauend gehandelt werden kann und muss. Schlussendlich kommen diese zukunftsrelevanten Entscheidungen dann natürlich auch wieder dem Bürger zugute.

Ein Blick in die Datensilos

Für den Prozess führt Polyteia unterschiedliche Datensilos aus den städtischen Abteilungen zusammen, die beispielsweise durch die Kita-Platzvergabe, das Einwohnermeldewesen oder aber die Haushaltssoftware gespeist werden. Liegen Daten nur analog vor, so bietet Polyteia einen Digitalisierungsservice an. Die aggregierten Daten werden von Polyteia analysiert und den kommunalen Entscheidungsträgern zur Verfügung gestellt. Hierfür stellt das Start-up Module parat, anhand derer die Verwaltung Kosten und Bedarfe kalkulieren und über die nächsten Jahre hinweg bedarfsgerecht organisieren kann. Derzeit sind die Module „Kindertagesbetreuung“, „Demografie“ und „Schule“ auf dem Markt. Sechs weitere befinden sich momentan in der Entwicklung. Mit dem Modul „Kindertagesbetreuung“ kann eine Kommune beispielsweise die optimale Auslastung ihrer Einrichtungen steuern und basierend auf vorliegenden Daten schon heute sowohl eine bedarfsgerechte Planung der Kitaplätze für die Zukunft vornehmen als auch die Betreuungsqualität optimieren. Darüber hinaus entwickelt Polyteia aktuell das Modul „Mobilität & Verkehr“, das insbesondere große Städte und Landkreise bei der Verkehrsplanung unterstützen soll.

Module zur Steuerung kommunaler Handlungsfelder

Innerhalb von sechs Monaten hat das junge Team gemeinsam mit Städten und Gemeinden die Software entwickelt. Heute zählen die Gemeinden Rudersberg und Grünheide oder die Städte Oranienburg und Wriezen bereits zu den zahlenden Kunden. Faruk Tuncer kann dank seiner Arbeit im Bereich der Kommunalpolitik auf ein stabiles Netzwerk zurückgreifen. So ist das Team mit seiner Idee zunächst auf kommunale Vertreter zugegangen, die für ihr innovatives Denken bekannt waren. „Unsere Kunden sind Städte oder Gemeinden, die wissen, dass sie mit unserem Instrument Zeit und Kosten sparen und gleichzeitig produktiver sein können“, sagt Tuncer. Mit den Partnern steht das Team stets im engen Austausch und arbeitet gemeinsam mit ihnen an neuen Features und Modulen, die auf den Bedarf der jeweiligen Kommune angepasst sind. „Ein Modul öffnet die Tür zum nächsten Modul. Letztendlich müssen die Daten für viele Bereiche aufgearbeitet werden. Die Aufgaben einer Kommune sind schließlich vielfältig und überall bedarf es Steuerung. Das ist ein sukzessiver Prozess“, so Tuncer. Mit Polyteia hat eine Stadtverwaltung alle Daten auf einer zentralen Plattform gesammelt und kann tagesaktuell über Berichte verfügen. So werden primär auch die städtischen Mitarbeiter bei der Zusammenführung und Verarbeitung von Daten entlastet. Mittlerweile erreichen Polyteia zahlreiche Anfragen von Kommunen. Insbesondere in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen wird das Unternehmen zukünftig verstärkt unterwegs sein.

Für mehr Mut in der Digitalisierung

Bisher können etliche Stadtverwaltungen mit dem Thema Digitalisierung noch nicht viel anfangen. Aus diesem Grund ist Aufklärungsarbeit für Kommunen wichtig. Auch hier wird Polyteia– nicht ganz uneigennützig – aktiv. Im Frühjahr 2019 hat Polyteia gemeinsam mit dem Gemeindetag Baden-Württemberg einen Workshop unter dem Titel „Daten für Entscheidungen nutzbar machen“ veranstaltet. Den Rahmen bildete das Förderprogramm „Städte und Gemeinden 4.0 – Future communities“ des Ministeriums für Inneres, Digitalisierung und Migration. Innerhalb des Workshops stand die Frage im Mittelpunkt, in welchen Bereichen und in welcher Form Daten bei kommunalen Entscheidungsprozessen hilfreich sein könnten.

Für viele Städte und Gemeinden wird es in Zukunft um die Frage gehen, ob die Art und Weise, wie sie Verwaltung führen, noch zeitgemäß ist. Insbesondere in einer Zeit, in der Entscheidungen, die eine Verwaltung treffen muss, immer komplexer werden, kann eine intelligente Steuerungsplattform dabei helfen, fundierte und transparente Entscheidungen zu treffen. Polyteia trifft in jedem Fall den Zahn der Zeit und bietet Kommunen ein hilfreiches Tool. Nun bleibt abzuwarten, ob diese mutig genug sind, neue Wege einzuschlagen. Und wer weiß, vielleicht folgt für Polyteia nach dem deutschen Markt ja auch der europäische: „Unser Traum ist es, dass Stadtverwaltungen in ganz Europa datenbezogene Entscheidungen treffen können“, verrät Tuncer.

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